مدیریت ساعات کاری به گونه ای که باعث پیشرفت روزانه و راندمان کار ما شود یکی از مسائل مهمی است که همه با آن مواجه هستیم. در حقیقت امروزه به دلیل وجود فضای رقابتی شدید در هر زمینه شغلی و کسب و کار ما را وادار می‌کند که ناخودآگاه به سمت بهتر شدن حرکت کنیم و انتظارات ما از خود و تیم‌مان روز به روز بالاتر رود. اما این پیشرفت روزانه را چگونه می‌توان محقق کرد؟ در این مقاله با چند روش ساده اما کارآمد آشنا خواهید شد.

زمان همیشه فاکتور مهمی در زندگی ما انسان‌ها بوده است. بسیاری از مسائلی که برای ما چالش برانگیز می‌شوند در اثر اهمیت ندادن به چگونه سپری کردن وقتمان است. در این میان بهره وری هر شخص در زندگی حرفه‌ای او بسیار متاثر از این است که ساعات کاری خود را چگونه مدیریت می‌کند و اساسا زمان مفید کار او چقدر است؟ اما نگران نباشید پیشرفت روزانه به سختی موشک هوا کردن نیست!
پیشرفت روزانه با تغییر عادات روزمره و تجربه کردن چیزهای جدید شروع می‌شود. بسیاری از این تغییرات حتی می‌تواند باعث بهبود جنبه‌های دیگر زندگی نیز شوند.

۱- برای پیشرفت روزانه خواب کافی معجزه می‌کند

شاید بارها این را شنیده‌ایم که کمبود خواب روز کاری شما را مختل می‌کند. برخی از مردم فکر می‌کنند که اگر صبح خیلی زود سرکار بروند و تا دیر وقت با کم‌ترین میزان استراحت کار کنند پیشرفت آن‌ها با افزایش ساعات کاری بیشتر خواهد شد. اما باور کنید یا نه ، نخوابیدن نه تنها به پیشرفت روزانه شما کمکی نمی کند بلکه نتیجه عکس نیز دارد. با اینکه افراد با هم متفاوتند اما اکثر مردم حداقل به ۷ ساعت خواب شبانه نیاز دارند تا بتوانند روز خود را پر انرژی شروع کنند و تمرکز لازم را در طول روز برای انجام فعالیت های مختلف داشته باشند.

۲- مستقیم از رختخواب به پشت میز نروید!

حقیقت این است که هنگام بیدار شدن از خواب با اینکه چشمهایتان باز است اما بدن شما نیاز دارد تا کاملا بیدار شود. خود را برای سر کار رفتن آماده کنید. قدم زدن، وقت گذاشتن برای خوردن صبحانه یا حتی خواندن روزنامه اول صبح، این موارد تنها چند راه ساده برای شروع روزتان است.

مطمئن باشید اگر این فرصت بیدار شدن را به بدن خود ندهید پیشرفت لازم برای انجام کار را نخواهید داشت و افزایش بهره وری را نمی توان داشته باشیم .

۳- یک لیست واقع بینانه از کارهای هفتگی تهیه کنید

روی کاغذ آوردن کارهایی که باید در طول روز یا تا آخر هفته انجام دهید روش بسیار خوبی برای انجام به موقع کارها و اولویت بندی آن‌ها است. همچنین انجام هر یک از کارها و خط زدن یکی پس از دیگری آن‌ها از لیست حس بسیار خوبی به شما القا خواهد کرد. اما فراموش نکنید توقعات بیجا از خود نداشته باشید و سعی کنید تعداد این کارها در لیست روزانه بسیار زیاد نباشد. زیرا در صورتی که به هر دلیلی نتوانید یکی از آن‌ها را به سرانجام برسانید احساس دلسردی به شدت انرژی شما را خواهد گرفت و به این ترتیب پیشرفت شما افت خواهد کرد.

۴- از قانون “دو دقیقه” غافل نشوید

بسیاری از ما در طول روز کارهای کوچک و بزرگ زیادی را به تعویق می اندازیم فقط به این دلیل که فکر می‌کنیم زمان کمی برای انجام لازم دارند. آخر شب نیز می‌بینیم هیچ کدام را انجام نداده‌ایم.

استیو یاولنسکی یکی از کارآفرینان موفق، در قانون دو دقیقه بیان می کند که اگر فکر می کنید کاری در عرض دو دقیقه یا کمتر قابل انجام است سریعاً آن را انجام دهید. زیرا طبق گفته او در این صورت زمان مورد نیاز برای انجام آن کار بسیار کوتاه‌تر خواهد بود تا اینکه بعدا بخواهیم آن را انجام دهیم.

۵- از ملاقات‌های غیر ضروری بپرهیزید

به نظر می‌رسد گپ و گفت با دوستان و همکاران امری اجتناب ناپذیر است. اما بعضی از افراد در این ملاقات‌ها آنچنان محو گفتگو و صحبت در مورد مسائل نه چندان ضروری می‌شوند که گذر زمان را متوجه نمی‌شوند.

فراموش نکنید وقت شما با ارزش است. اگر فکر می‌کنید چنین ملاقاتی ضرورتی ندارد از نه گفتن خجالت نکشید و اگر این ملاقات واقعا ضروری است برای آن آماده شوید. نکات مهم را در ذهن داشته باشید و فقط به موضوع اصلی بپردازید. برنامه‌ریزی در مورد ملاقات‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان شما خواهد شد.

۶- روی همکاری متمرکز شوید

در عصری زندگی می‌کنیم که فاصله معنای گذشته خود را از دست داده است. برقراری ارتباط و همکاری برای دو یا چند نفر به قدری ساده شده است که دیگر مهم نیست در چه نقطه ای از جهان قرار گرفته‌اند. مخصوصا وجود شبکه‌های اجتماعی که به طور گسترده و به سادگی در دسترس همگان است کار کردن بر روی هر نوع پروژه مشترک و در هر زمان از روز را به سادگی ممکن می‌کند. بنابراین با از بین رفتن این محدودیت‌ها می‌توان از هوش و توان جمعی برای افزایش بهره‌وری خودتان کمک بگیرید.

۷- برای کارهای خود مهلت مشخصی تعیین کنید

علی رغم اینکه همیشه فکر می کنیم استرس خیلی مضر است اما یک سطح قابل کنترل از آن می‌تواند به تمرکز ما روی کار کمک کند به این معنی که کارها را نصف نیمه رها نکنیم. به این ترتیب سریع‌تر به اهداف خود نزدیک می‌شویم. مخصوصا برای پروژه‌ها و کارهایی که پایان بازی دارند اهداف کوتاه مدت و بلند مدتی را تعریف کنید و زمان مشخصی را برای رسیدن به این اهداف تعیین نمایید. وقتی به ساعت خود نگاه کنید و ببینید چه حجمی از کار به پایان رسیده است قطعا شگفت زده خواهید شد.

۸-قبول کنید با یک دست نمی‌توان دو هندوانه برداشت!

اگرچه انجام همزمان چند کار می‌تواند مهارت مهمی برای افزایش کارایی و پیشرفت روزانه شخص تلقی شود اما گاهی نتیجه برعکس می‌شود. محققان و روانشناسان دریافته‌اند که اغلب انجام همزمان چند کار باعث اتلاف وقت و کاهش بهره‌وری می‌شود. بنابراین در هر زمان فقط به یک کار بپردازید و تمام تمرکز و توان خود را روی آن سرمایه گذاری کنید. خواهید دید که با این روش راندمان کار شما بالا خواهد رفت و انرژی بیشتری برای رفتن به سراغ کار بعدی خواهید داشت.

سخن آخر

قطعا تمام مواردی که گفته شد ضروری و مهم هستند اما شاید کافی نباشند.
خوابیدن کافی و ورزش کردن فقط دو مورد از کارهایی هستند که اگر هر روز انجام دهید باعث پیشرفت روزانه شما خواهند شد. اما قطعا موارد دیگری هم هستند که خودتان نیز می‌توانید حدس بزنید!
غذای سالم بخورید. آب زیاد بنوشید. از عادت‌های بد خود دست بکشید مخصوصا اگر این عادت‌ها سیگار کشیدن یا گشتن با افراد منفی هستند. با خودتان مهربان باشید همانطور که با دیگران هستید. برای خود وقت بگذارید و کارهایی را که به شما انرژی می‌دهند و اصطلاحا شما را شارژ می‌کنند انجام دهید. سلامت شما باعث افزایش بهره‌وری شما خواهد شد و به هر میزان که شما احساس مفید بودن داشته باشید قطعا به همان میزان موفق خواهید شد.