در هر سازمان، شرکت، یا حتی زندگی شخصی، مشکلاتی رخ می‌دهد که برای حل آن‌ها نیاز به تکنیک‌های خاصی داریم. اما برخی از این مشکلات به صورت دائمی و مکرر تکرار می‌شوند و به دلیل نبود راهکار دقیق، برای حل آن‌ها زمان و هزینه بیشتری صرف می‌شود. در این موارد، نیاز به یک روش ریشه‌ای و کامل برای حل مشکلات وجود دارد.

تکنیک فوق العاده برای حل مشکلات، به نام “روش ۵ چرخه” است. این روش در سال ۱۹۵۰ توسط کیوئیچی تویوتا، یکی از بنیانگذاران شرکت تویوتا، ابداع شد. این روش، به صورت گام به گام، به ما کمک می‌کند تا مشکلات را به صورت کامل و ریشه‌ای حل کنیم.

گام اول: شناسایی مشکل
در این گام، مشکلات را شناسایی و تعریف می‌کنیم. برای این کار، باید به صورت دقیق و کامل مشکلات را بررسی کنیم و علت آن‌ها را تعیین کنیم.

گام دوم: تحلیل مشکل
در این گام، ما باید با استفاده از ابزارهای تحلیلی، مشکل را به صورت دقیق تحلیل کنیم. باید عوامل موثر در بروز مشکل را شناسایی کرده و به دنبال راه‌حل‌های مناسب باشیم.

گام سوم: تدوین راه‌حل‌ها
در این گام، باید با استفاده از تحلیل‌هایی که در گام قبل انجام دادیم، به دنبال راه‌حل‌هایی برای حل مشکلات باشیم. باید راه‌حل‌ها را به صورت دقیق و کامل توضیح دهیم و از آن‌ها در آینده استفاده کنیم.

گام چهارم: تجربه کاربردی راه‌حل
در این گام، راه‌حل‌هایی که در گام قبل تدوین کردیم، را در عمل اجرا می‌کنیم. باید مشکلات را به صورت دقیق و کامل حل کنیم و از راه‌حل‌هایی که تدوین کردیم، بهره بگیریم.

گام پنجم: استاندارد سازی راه‌حل
در این گام، باید راه‌حل‌هایی که در گام قبل اجرا کردیم، را به صورت استاندارد سازی شده، در سازمان یا شرکت بکار بریم. باید از راه‌حل‌هایی که برای حل مشکلات استفاده کردیم، در آینده نیز بهره بگیریم.

با انجام گام‌های فوق، می‌توانیم به صورت کامل و ریشه‌ای مشکلات را حل کنیم و از هزینه و زمان بیشتری برای حل مشکلات جلوگیری کنیم. به علاوه، با استفاده از این روش، می‌توانیم به عنوان یک سازمان یا شرکت، به بهترین شکل ممکن عمل کنیم و به دنبال بهبود مستمر باشیم.

در نهایت، تکنیک فوق العاده برای حل مشکلات، یک روش ریشه‌ای و کامل است که به ما کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن عمل کنیم و مشکلات را به صورت دقیق و کامل حل کنیم.

شاید به سادگی عامل ناشی اصرار بر ماندن در یک رابطه نامناسب، عدم کنترل نفس در مصرف مواد غذایی و به موقع حاضر نشدن در جلسات را بشناسیم اما صرف نظر ماهیت و اینکه هر کدام را برای چندین بار تکرار می‌کنیم. که راهی برای رهایی از این مشکلات معمول وجود نداشته و آن ها همیشه با ما خواهند بود. اما بدانید که می‌شود با بررسی علت و معلول یک عارضه می‌توان همواره به روشی برای حل مشکلات سخت دست یافت.

مشکلات ما به طور مداوم در کنار ما خواهند بود اگر ما تنها به رفع علائم به جای از بین بردن عوامل ناشی آن بپردازیم. می‌توان با پرداخت به ظواهر، درد ناشی از مشکل را تسکین داد اما بدانید که این درد در صورت نپرداختن به عامل و ریشه مسبب همچنان شما را دنبال می‌کند.

برای حل مشکلات سخت فعال و پیشگیرانه عمل کنید

واکنش پذیری همیشه دشمن آسودگی و خوشبختی می‌باشد. به جای توسعه یک استراتژی پایدار برای رسیدگی به یک مشکل، واکنش پذیر شما را مجبور به قبول رنج های ناشی از مشکلات می‌کند تلاشی در جستجوی آسایش که هیچ وقت به آن دست نخواهید یافت. در عوض برای حل مشکلات باید پیشگیرانه عمل کنید.

انجام تجزیه و تحلیل یک مشکل به شکل کلی و یا ریشه ای به شما کمک می‌کند تا در کنار معلول، علت مسبب مشکلات را در وهله اول یافته و به حل مشکلات با جهت گیری به سمت ریشه آن بپاخیزید.

یک تجزیه و تحلیل علمی به شما کمک می‌کند تا بتوان مشکلاتی احتمالی که ممکن است در آینده رخ دهد را پیش بینی کرده، مشکلات فعلی را رفع نموده و یک برنامه اقدامی برای حل مشکلات پیش آمده ترسیم نمود.

حال یک تجزیه و تحلیل علمی که ریشه و مسبب اصلی یک مشکل را مورد بررسی قرار می‌دهد؛ می‌تواند ما بین روابط رخداد و علت ناشی را پیدا کند. همواره تصور می‌شود که از این نوع تجزیه برای عیب یابی مشکلات گذشته و حال استفاده می‌شود اما این نوع تجزیه فرضیه می‌تواند در پیش بینی نتائج منفی و مثبت یک تصمیم گیری، اقدام و واکنش به شما کمک نماید.

 برای حل مشکلات سخت چه راه هایی وجود دارد ؟

بکارگیری یکی از این ۷ تکنیک تجزیه و تحلیل مسبب مشکلات به شما کمک می‌کند تا یک روش حل مشکلات به صورت پایدار و قابل اعتماد را برای خود بیابید.

۱.    تجزیه و تحلیل چراهای متعدد

یکی از ساده ترین روش های تجزیه مشکل، پرسیدن کلمه سوالی «چرا؟» برای ۵ مرتبه می‌باشد. به صورتی که ابتدا به شناسایی مشکل می‌پردازید. «خانه من همیشه نامرتب است» حال از خود می‌پرسید که خانه شما همین وضعیتی دارد؟ به همین روال شما با زنجیره ای از چراها و تبدیل آن به سوال مجموعه ای از جواب ها را در مقابل آن ها قرار می‌دهید تا به جواب مورد نظر خود برسید.

۲.    تجزیه و تحلیل پارتو

این روش را گاهی می‌توان به «قانون ۲۰/۸۰» ربط داد. ایده کلی این قانون بر این است که ۲۰ درصد از فعالیت های شما مسبب ۸۰ درصد از نتائج فعالیت هایتان می‌باشد.

به طور معمول زمانی که شما از یک عادت بد برای مثال رنج می‌برید؛ از میان مسببان و مشکلات به وجود آمده نتیجه آن ها، تعداد کمی از این علل موسوم به «مقادیر حیاتی» بیش از دیگر علل جامع «بیشمارهای جانبی» و بیشتر مسبب اصلی و ریشه ای مشکلات به وجود آمده هستند. پس می‌توان یافت که همواره با وجود کمتر بودن (۲۰ درصد) تعداد این علل، این ها اکثریت (۸۰ درصد) پیامدهای یک واکنش، تصمیم و اقدام را به دنبال خواهند داشت.

مشکل بسیاری از افراد نیز این است که در بروز مشکلات به جای پرداخت به علل ریشه ای معدود به حجم بزرگی از مشکلات رویین کم سهم کمتری در شکل گیری مشکلات دارند؛ می‌پردازند.

۳.    تجزیه و تحلیل حالت شکست تاثیرات آن

این آنالیز عیب یابی چند مرحله ای می‌تواند به تصویر سازی ریشه مشکلات کمک کند. اما علاوه بر این از آن می‌توان برای پیش بینی سختی های احتمالی در صورت تغییر رویه و امتحان موارد جدید نیز استفاده نمود.

۱-    با تشخیص مشکل واقعی یا به وجود آمده شروع نمایید.

۲-    تمامی مواردی را که در شکست سهیم یا می‌توانند سهیم باشند را عنوان کنید.

۳-    از خود بپرسید که هر چند مدت این شکست رخ می‌دهد.

۴-    اقدامات و واکنش هایی که داشته اید را فهرست بندی نموده تا مطمئن شوید که این مشکل دیگر رخ نخواهد داد.

۵-    بررسی کنید که اینت راه حل ها عملی بوده اند یا نه.

شما می‌توانید در بررسی خود بارها به این مجموعه سوالات و اقدامات بازگشته و آن ها را تکرار کنید اما توجه کنید که تاثیر این آنالیز در زمان تغییر رویه و یا خط مشی کاری رخ خواهد داد.

۴.    تجزیه و شاخه ای نواقص (FMEA)

این نوع روش بصری برای یافتن و تشخصی ریشه یک مشکل بیشتر در زمانی که امنیت و حفاظت از برخی ارزش ها اهمیت پیدا می‌کند، کاربرد دارد و جبر بولی می‌تواند این مدل را قوی تر کند. درساده ترین حالت آن شما شروع به نام گذاری مشکل می‌پردازید. در زیر نام مشکل، می‌توان با رسم جعبه هایی عوامل موثر در این نتیجه ناخواسته را عنوان کرد. برخلاف دیگر روش های تحلیلی که تشویق به پرداختن به عوامل اصلی و بالقوه می‌کنند؛ این روش مستلزم آن است که شما به آنچه که شناخته می‌شود نگاه کرده و معنای آن را بدست آورید.

۵.    تجزیه و تحلیل شاخه ای وقایع حال (CRT)

زمانی که با تعداد مشخصی از مشکلات در یک زمان رو به رو می‌شوید؛ تجزیه و تحلیل شاخه ای وقایع حال (CRT)، می‌تواند گزینه مناسبی برای شناسایی این مشکلات چیستند و چه ارتباطی میان آن ها وجود دارد بوده و به کارتان بیاید.

برای مثال ممکن است متوجه شوید که رئیستان همواره از شما ناراضی است که این می‌تواند ناشی از تاخیر شما در حضور در دفتر کار و یا خستگی و کم کاریتان در انجام امور متقبل شده باشد.

۱-    هر کدام از این گزینه های نامطلوب را نشانه گرفته و هر کدام را در جعبه مربوط بخ خود در زیر نمودار شاخه ای قرار دهید.

۲-    در یک طرح شبکه ای و نقشه ذهنی مانند، علل هر کدام از این نشانه گرفته و آن ها را به شکل زیر شاخه در جعبه خود جوانه زده از روی درخت قرار دهید.

۳-    به تحلیل هر کدام از مشکلات فهرست شده بپردازید به طوری که به صورت سوال «اگر؟….می شود:…» رابطه میان آن ها را بیابید. برای مثال «اگر رئیس از من ناراضی است، پس این ربط به کم کاری ها و خستگی های متداوم من دارد.»

۴-    حال این ایده ها را با استفاده از پیکان هایی به یکدیگر وصل نمایید.

بدین ترتیب شما می‌توانید موضوعات و ریشه های مشترکی را در میان مجموعه نتائج نامطلوب بیابید که نشأت گرفته از یک اشتباه و یا واکنش ناصحیح می‌باشد.

۶.    تجزیه و تحلیل حل و عیب شناسی سریع مشکل (RPR)

این نوع تجزیه و تحلیل علت یابی شامل سه مرحله اساسی می‌باشد.

۱.     در مرحله کشف شما به جمع آوری اطلاعات برای شناسایی مشکل می‌پردازید.

۲.     در مرحله بررسی، شما یک برنامه بر اساس داده هایی که جمع آوری کرده اید ایجاد می‌کنید.

۳.     و در آخرین مرحله، در نهایت برنامه تنظیم شده با استفاده از داده های جمع آوری شده را جریان درآورده و اجرا می‌کنید.

اگر شما این نوع روش تجزیه و تحلیل را انتخاب کردید؛ بایستی به طور دوره ای به بررسی اطلاعات و برنامه خود پرداخته تا مطمئن شوید که شما به درستی مشکل را تشخیص داده و راه حل تنظیم شده همانطور که در نظر گرفته و پیش بینی می‌کنید؛ عمل کند.

۷.    نمودار مسبب و اثرات و یا نمودار خارماهی (Fishbone)

این نوع روش تصویر سازی مشکلات هم در بررسی فردی و هم گروهی کاربرد دارد.

همانند دیگر روش ها، شما با تشخیص مشکل رخداده شروع می‌کنید. یک خط افقی نمودار شما را مانند ستون فقرات یک ماهی به دو قسمت جدا می‌کند (از این رو نام خارماهی را به آن داده اند). و چندین خط مورب از میان خط افقی به بیرون رسم شده اند.

بر بالای هر کدام از این خطوط، یکی از علل مسبب مشکل را بنویسید. برای مثال اگر مشکل شما این است که شما به طور مداوم غمگین هستید و احساس خوشبختی نمی کنید. با دسته بندی عواملی که می‌توانند در بروز مشکل سهیم باشند؛ برای مثال خانواده، کار، سلامتی و… از خود بپرسید که هر کدام از این دسته بندی ها به چه دلیل و به چه شکل  در ایجاد مشکل شما دارند. این ها مسببان نشانه های مشکل شما می‌باشند. یک نشانه از این که احساس خوشبختی نمی کنید و از دسته بندی خانواده نشأت گرفته باشد برای مثال می‌تواند از عدم برقرای ارتباط بهینه با همسر بروز نماید. تا جایی که می‌توانید علل نشانه ها را در هر دسته بندی به صورت شاخه هایی به هر کدام اضافه کنید.

با کامل کردن رسم این نمودار می‌توانید آگاهی بیشتری از مکانی که مشکل شما آغاز شده داشته باشید. ممکن است متوجه شوید که برخی از دسته بندی ها مقدار و سهم بیشتری در بروز نتیجه های نامطلوب را داشته باشند. شما همچنین می‌توانید به این بپردازید که این دسته بندی ها چگونه به یکدیگر ارتباط دارند. حال به جای ریش ریش کردن هر چه بیشتر این ماهی رسم شده، شما می‌توانید یک برنامه اصولی برای معالجه و حل مشکلات از ریشه آن بپردازید.

از کدام روش حل مشکل باید استفاده کرد؟

روش های عیب یابی و حل مشکل متعددی با درجه پیچیدگی متعددی وجود دارد. اگر اطلاعات بسیاری برای مشکل خود در دسترس دارید؛ در این صورت یکی از روش های پارتو و تجزیه شاخه ای نواقص به کارتان می‌آید. تقریبا تمامی روش ها با توجه به انعطاف پذیری بالای که دارد می‌تواند اطلاعات مشکلات مختلف را بر روی آن ها تطبیق داد. با این حال برخی از آن به طور ویژه برای موضوعات تجاری و یا تکنولوژی توسعه داده شده اند. موضوع مشترک در همه این روش ها این است که همه آن ها نیازمند خودنگری و پرس و جوهای متوالی و متعدد دارند.

در دفعه بعدی که احساس کردید بیشتر به دست و پنجه نرم کردن با مشکلات بدل از سپری کردن زندگی می‌پردازید؛ از یک یا چندی از این روش های حل مشکل استفاده نمایید. شگفت زده خواهید شد زمانی که ببینید که اقدام حل مشکل شما می‌تواند به قلب مسئله رسیده و آن را حل نماید.