مدیریت زمان آسان با تکنیک پومودورو

حتما کنجکاو شده اید که بدانید پومودورو چه است و چگونه می توان با آن زمان را مدیریت کرد. کسانی که با زبان ایتالیایی و یا ترکی آشنا هستند می دانند که پومودورو یعنی گوجه فرنگی. این اصطلاح برای تکنیکی انتخاب شده است که می توان به کمک آن زمان را در دست گرفت و برای اینکه به کارها سرعت عمل بیشتری ببخشیم و در کمترین زمان به نتیجه برسیم آن را به کار ببریم. با ما باشید تا با پومودورو بیشتر آشنا شوید.

پومودورو از کجا آمده؟

اولین بار پومودورو در سال ۱۹۸۰ میلادی و توسط فردی ایتالیایی به نام فرانسیسکو سایریلو ابداع شد. این روش کارها را با کمک تایمر به فواصل زمانی ۲۵ دقیقه می شکند و بین این فواصل، استراحت های ۳ تا ۵  دقیقه ای را در نظر می گیرد. آقای سایریلو برای نام گذاری تکنیک ابداعی اش، از ساعت آشپزخانه خود که به شکل گوجه فرنگی بود الهام گرفت. او یک کارآفرین موفق در زمینه نرم افزار است و تمرکز او همواره بر روی افزایش بهره وری و کارایی است به گونه ای که با کمترین زمان و انرژی بتوان بیشترین نتیجه را کسب نمود.

زمان را به دست بگیر

حتما شما نیز متوجه شده اید که میزان بهره وری ما در یک روز با روزهای دیگر متفاوت بوده و در نوسان است. در روزهایی که برای انجام کارهای تان به زمان توجه دارید می بینید که چطور کارها به ترتیب یکی پس از دیگری انجام می شوند و حتی زمان اضافه نیز پیدا می کنید. اما در آن روزهایی که توجهی به زمان ندارید این طور به نظر می رسد که چقدر کارها کند پیش می رود و در پایان روز احساس می کنید که آن طور که باید نتوانستید از زمان خود استفاده کنید.

تصورات غلط را کنار بگذار

یک تصور غلطی که بین عموم رایج است، این است که هر چه برای انجام کارها زمان بیشتری در نظر بگیریم احتمال موفقیت مان در آن کارها بیشتر می شود.  مطالعات دانشگاه ایلینوی در سال ۲۰۰۸ نشان داد که اتفاقا اختصاص ساعت های طولانی برای کارها بهره وری شما را کاهش می دهد. یعنی در ازای وقت و انرژی که می گذارید احتمال اینکه کار را با موفقیت به اتمام برسانید کمتر می شود. این در حالی است که انجام کار در زمان های منظم و کوتاه، تمرکز شما را بیشتر کرده و به شما انرژی می دهد.

مراحل تکنیک پومودورو

هر ۲۵ دقیقه یک پومودورو است و شما هر ۲۵ دقیقه ای که صرف انجام وظایف مهم خود می کنید، چند دقیقه کوتاه مثلا بین ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می کنید و با اتمام ۴ زمان ۲۵ دقیقه ای شما می توانید ۲۰ تا ۳۰ دقیقه به فعالیت های عادی و دلخواه خود بپردازید.

فکر نکنید به کارگیری این تکنیک سخت است و نمی توانید از پس آن بربیایید. اتفاقا انجام تکنیک پومودورو آسان است اما نتایجی که به دست می آورید بسیار بزرگ و لذت بخش هستند. بنابراین برای اجرا و تبدیل این روش به یک عادت در زندگی، مصمم باشید و مراحلی که برای به کارگیری روش پومودورو اینجا گفته می شود دنبال کنید:

مرحله اول: برنامه خود را بررسی کنید

اولین گام شما این است که برنامه خود را بررسی کنید. به لیست کاری یا برنامه عملی خود نگاهی بیندازید و در مورد آنچه که امروز باید انجام دهید فکر کنید. برآورد کنید که هر کار شما به چند زمان ۲۵ دقیقه ای نیاز دارد. در دفترچه یادداشت خود وظایف را با در نظر گرفتن ۲۵ دقیقه ها بنویسید. همچنین برای وقفه های ۵- ۳ و ۳۰- ۲۰ دقیقه ای نیز برنامه ریزی کنید. مثلا نرمش کردن، نوشیدن آب، گوش کردن به یک موسیقی، تلفن کردن به یک دوست یا گپ زدن با همکاران و اعضای خانواده و … می تواند از برنامه های وقفه باشند.

مرحله دوم: زمان خود را تنظیم کنید

قبل از شروع، لطفا یک ساعت برای تنظیم زمان و یک دفترچه یادداشت و قلم آماده کنید. ساعت می تواند ساعت روی دیوار، یا ساعت مچی یا ساعت گوشی موبایل شما باشد. حتی برنامه های موبایلی نیز برای پومودورو ساخته شده است که می توانید از این برنامه ها استفاده کنید.

همانطور که زمان خود را تنظیم می کنید، تعهد به کار را مد نظر قرار دهید و برای انجام این تکنیک مصمم باشید. به خاطر داشته باشید که مدت زمان محدودی برای تمرکز بر روی کارها دارید، بنابراین در موقع کار، فقط کار کنید و در وقت استراحت نیز فقط و فقط استراحت کنید.

قبل از شروع به کار، با همکاران یا اگر دورکار هستید با اعضای خانواده خود در این رابطه صحبت کنید تا در جریان شیوه کاری شما باشند. همچنین در وقت های کار ۲۵ دقیقه ای تمامی مواردی که در روند کار اختلال ایجاد می کنند و وقت و تمرکز شما را می گیرند از خودتان دور کنید.

مثلا اگر عادت دارید مثل اکثر آدم های امروزی مدام گوشی موبایل تان را چک کنید و با هر هشدار و صدای پیامی به سراغ آن می روید، توصیه می کنیم در هنگام کار، گوشی موبایل را از خود دور کنید تا جایی که در دسترس تان نباشد. این کار برای جمع شدن شش دنگ حواس واقعا ضروری است. اگر فکر می کنید ممکن است کسی با شما کار یا تماس ضروری غیر قابل پیش بینی داشته باشد، می توانید در آن هنگام، زمان پومودورو را متوقف کنید و پس از اتمام کار و تماس، ادامه تکنیک را از سر بگیرید. اما فراموش نکنید که این توقف فقط برای کارها و تماس های ضروری است.

مرحله سوم: به وظیفه ای که انجام می دهید توجه داشته باشید

هنگامی که در ۲۵ دقیقه کاری هستید تنها به کار خود بپردازید. اگر ایده ها و افکاری درباره کارهای دیگر به سرتان آمد. آنها را در دفترچه یادداشت خود بنویسید و بعد آنها را کنار بگذارید و به آنچه باید انجام دهید، بچسبید. اگر کار خود را زودتر از وقت تعیین شده به اتمام رساندید می توانید زمان باقیمانده را به فعالیت های دیگری بپردازید و یاد بگیرید که چگونه کارها را با وقت های ۲۵ دقیقه ای هماهنگ کنید تا زمان کم یا زیاد نیاورید.

مرحله چهارم: یک تنفس کوتاه لطفا

بعد از اینکه چهار زمانبندی ۲۵ دقیقه ای به پایان رسیدند می توانید به مدت ۵ دقیقه بدون تایم فعالیت کنید و مجددا زمانبندی پومودورو را که به مرحله استراحت ۲۰ تا ۳۰ ای رسیده است دنبال کنید.

برای گرفتن نتایج بهتر، در وقت هایی که استراحت می کنید از میز کارتان یا جایی که مشغول فعالیت هستید دور شوید، در اطراف قدم بزنید، یک لیوان آب بنوشید، وسایل را جمع و جور کنید. اما فعالیت های فکری و ذهنی انجام ندهید تا مغز شما از مسائل کاری که در حال انجام بودید دور نشود. در حالی که این کارها را انجام می دهید به طور کامل کار اصلی خود را فراموش نکنید تا وقتی مجددا به دقایق کاری برمی گردید ادامه کار را خیلی زود از سر بگیرید.

مرحله پنجم: استراحت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه ای داشته باشید

بعد از ۵ دقیقه تنفس کوتاه که در انتهای چهار زمانبندی ۲۵ دقیقه ای صورت گرفت، حالا تایمر خود را روی ۲۰ الی ۳۰ دقیقه تنظیم کنید و در این مدت به استراحت بپردازید، غذا بخورید، کتاب بخوانید و … در این مدت دیگر به کار فکر نکنید و کاملا ذهن تان را آزاد کنید. در این زمان به بدن خود گوش فرا دهید.

اگر در زمان کار احساس خستگی کردید، فورا تصمیم به پایان دادن کار نکنید. ریتم بدن شما به طور طبیعی از دوره ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه ای پیروی می کند، یعنی پس از استراحت ۲۰ الی ۳۰ دقیقه ای شما به مدت ۹۰ الی ۱۲۰ دقیقه در بالاترین سطح انرژی برای انجام کار قرار دارید.

همچنین شما می توانید تکنیک پومودورو را کمی تغییر دهید. یعنی برحسب توان و انرژی خود، چهار زمانبندی ۲۵ دقیقه ای را به ۳ یا ۵ زمانبندی ۲۵ دقیقه ای تبدیل کنید.

فواید پنهان و آشکار پومودورو

فواید و کارآمدی روش پومودورو فقط به مدیریت زمان ختم نمی شود. این روش نه تنها به مدیریت بهتر زمان و پیشبری کارها کمک می کند بلکه فواید پنهان دیگری نیز دارد. بد نیست این فواید را بدانید تا با چند برابر انگیزه و اشتیاق این تکنیک را وارد زندگی تان کنید.

بهبود کمیت و کیفیت زندگی

بدیهی است که زمانبندی وظایف کاری و غیرکاری، سبب خواهد شد تا ما برای انجام این وظایف تمرکز و دقت کافی را داشته باشیم و هر کاری را در زمان کوتاه و بهترین نحو ممکن انجام دهیم. در واقع ما با روش پومودورو وارد یک رقابت می شویم که برای برنده شدن می بایست کارها را بتوانیم در کوتاه ترین زمان ممکن و با بیشترین میزان موفقیت به اتمام برسانیم.

زمان برایتان با ارزش می شود

با این تکنیک به وقت خود ارزش می دهید و مانع اتلاف آن می شوید و اگر سال های متمادی و برای همیشه این روش را در زندگی خود تبدیل به عادت کنید قطعا از زندگی خود رضایت بیشتری خواهید داشت.

مدیریت انتظارات

این موضوع به خصوص در زمینه شغل و حرفه بسیار اهمیت دارد، اینکه ما بتوانیم برای اتمام کارهای مان و تحویل آن به مشتری، زمان دقیقی بگوییم. این امر فقط با زمانبندی کارها قابل تشخیص است تا به مرور بتوانیم زمان تکمیل شدن سفارشات مشتری را بدانیم و از بدقولی هایی که ممکن است در اثر اتمام زود یا دیرهنگام کارها به وجود بیاید در امان بمانیم.

سنجش توانایی و اراده

شما با پومودورو افزون بر این که می توانید قدرت اراده و توانمندی های خود را تقویت کنید و به بالاترین حد خود برسانید، بلکه می توانید اراده و توانایی خود را مورد ارزیابی قرار دهید و شهامت و اعتماد به نفس شما در انجام کارهایی که پیش از این فکر می کردید نمی توانید از پس آن بر بیایید نیز به طور ویژه ای افزایش می یابد.

توقف مبارزه با ساعت

حتما برای شما نیز پیش آمده که گاهی بیدار شدن زودهنگام در ساعات اولیه روز سخت و طاقت فرسا باشد و با هشدار زنگ ساعت یا گوشی موبایل تان، آن را خاموش کنید و به آن بی توجهی کنید. در روش پومودورو اراده شما برای انجام به موقع کارها بیشتر می شود و از طرفی زمان کافی نیز برای استراحت و تفریح پیدا می کنید. شما با به کارگیری پومودورو دیگر با عقربه های ساعت مشکلی ندارید و کارها را به تاخیر نمی اندازید.

بهترین راه برای از بین بردن فرسودگی شغلی

گاهی پیش می آید که در حرفه و شغلی که هستیم دچار خستگی و زدگی از کار خود شویم و دیگر انگیزه و تمایلی به ادامه کار نداشته باشیم. اگر تکنیک پودمودورو را جزو عادت های روزانه خود کنیم دیگر چنین احساس های خسته کننده و ملال آوری به سراغ ما نمی آید. چرا که ما با پومودورو وارد چرخه انگیزه و موفقیت می شویم و مدام این دو احساس مثبت را تجربه می کنیم.

حفظ سلامتی

در مطالعات علمی اخیر ثابت شده است که نشستن های طولانی مدت به سلامتی افراد آسیب می زند و نشستن های طولانی مدت عوارضی مثل چاقی، بیماری های قلبی، سرطان و دیابت را به دنبال دارد. در زمان های استراحتی که پومودورو برای ما در نظر گرفته سعی می کنیم از محیط کار دور باشیم و به کارهای دیگری مثل نرمش و استراحت مشغول شویم تا دوباره انرژی و دقت لازم را برای کار اصلی داشته باشیم. بنابراین ما ساعات طولانی پشت میز و جلوی مانیتور نمی نشینیم تا ضمن در امان ماندن از عوارض ذکر شده در بالا، آسیب هایی مثل کمر درد، گردن درد یا چشم درد نیز به سراغ ما بیاید و یا در مشاغل پرخظری که نیاز به تمرکز و دقت دارد تمرکز ما بیشتر می شود و احتمال آسیب دیدگی کمتر خواهد شد.

همچنین پومودورو اشتیاق و خودباوری ما را افزایش می دهد و می توانیم از زندگی خود رضایت بیشتری داشته باشیم که نتیجه آن دور بودن از بیمارهای روحی مثل افسردگی است.