وقتی که شما برای رده مدیریتی به مصاحبه کاری دعوت می‌شوید باید بتوانید مهارت تفویض اختیار به دیگران را در صحبت‌های خود نشان دهید. در اینجا لیستی از مهارت‌های تفویض اختیار را خواهید خواند  که یادگیری آن‌ها به افزایش شانس شما برای بدست آوردن موقعیت‌های شغلی رده بالاتر و مدیریت تیم‌های کاری کمک شایانی خواهد کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار در کار به معنی انتقال مسئولیت و پاسخگویی وظیفه ای از سمت مدیر به زیردستان است. تفویض اختیار کردن معمولا توسط مدیر انجام می‌شود هرچند که خود کارمندان نیز می‌توانند برای این موضوع داوطلب شده و درخواست خود را به مدیریت انتقال دهند.

تفویض اختیار بیشتر در مواقعی رخ می‌دهد که مسئولیت‌ها جنبه رسمیت بالایی ندارند برای مثال وقتی که در یک می‌خواهند یک نفر را به عنوان رهبر انتخاب کنند از سوی مدیریت می‌تواند هرکسی به عنوان رهبر تیم انتخاب شود و مسئولیت‌ها را برعهده بگیرد.

تفویض اختیار وظایف می‌تواند شامل انتقال کامل مسئولیت و پاسخگویی در برابر آن‌ها نباشد. همچنین یک مدیر می‌تواند از زیردستان خود بخواهد که مسئولیت انجام کاری را به فرد موقتی انتقال دهند اما پاسخگویی در برابر نتایج به عهده خود مدیر باشد و راهنمایی‌های لازم را خود در دست داشته باشد.

توانایی تفویض اختیار برای یک مقام رده بالا در هر شرکت و سازمانی امری مهم و ضروری است زیرا باید توانایی اعتماد کردن به کارمندان و انتقال مسئولی به آن‌ها را داشته باشد همچنان که از انجام کامل وظایف اطمینان حاصل می‌کند.

از لیست توضیحات شغلی چگونه استفاده کنید

شما می‌توانید از لیست کلماتی که در ادامه نوشته شده است در تکمیل کردن رزومه خود استفاده کنید. در قسمت تاریخچه فعالیت‌های خود از آن‌ها در تشریح کارهای قبلی خود بکاربگیرید.

همچنین در صحبت‌هایی  که در جلسه مصاحبه دارید از این کلمات می‌توانید برای ارتباط بیشتر خود با سمت کاری که در نظر دارید بگیرید استفاده کنید.

در ادامه ۵ مهارت مهم در موضوع تفویض اختیار را خواهید خواند:

۱. ارتباط شفاف با دیگران

مدیران باید توانایی ارتباط شفاف با کارکنان را داشته باشند مخصوصا زمانی که کارها را به آن‌ها واگذار می‌کنند. آن‌ها باید توضیح دهند که چرا وظیفه ای را به کارمندان واگذار می‌کنند، وظیفه مورد نظر را تشریح کنند و انتظارات خود را بیان کنند که تمامی اینها نیازمند مهارت ارتباطی قوی یک مدیر است.

شنیدن نیز یکی از مهارت‌های مهم در زمان تفویض اختیار به دیگران است. زیرا شما باید بتوانید سوالات و نگرانی‌های کارمندان خود را بشنوید و مطمئن شوید که انتظارات شما را بدرستی فهمیده است.

۲. بازخورد دادن به دیگران

در حالی که تفویض اختیار سپردن یک مسئولیت به دیگران است به این معنی نخواهد بود که شما دیگر پاسخگوی نتایج نیستید. شما باید همیشه کار کارمند خود را بررسی کنید مخصوصا در زمان اتمام فعالیت و مطمئن شوید که به هدف دست یافته اید.

ارائه بازخوردهای واضح و مناسب به کارمندان در مواقع مختلف به بهبود عملکرد کارمندان کمک زیادی خواهد کرد و در دفه بعدی بهتر عمل خواهند کرد.

۳. مدیر یت زمان

بله درست است که با تفویض اختیار، فعالیت را کارمند دیگری انجام می‌دهید اما همچنان مدیریت موثر زمان بسیار اهمیت دارد. یک مدیر باید زمان بندی دقیقی را به کارمند خود بگویید و کارمند بروی زمان بندی‌های اعلام شده حرکت کند. کارهای سازماندهی و مدیریت زمان از وظایف مهم یک مدیر است.

۴. آموزش نیروهای مسئول

در تفویض اختیار باید اطمینان حاصل کنید که کارمند شما مهارت و توانایی لازم را برای انجام وظایف محول شده را دارد. به همین دلیل آموزش‌های لازم را باید به وی داده باشید. یک مدیر خوب می‌داند که چگونه نیروهای خود را آموزش دهد تا مهارت‌های لازم برای مسولیت‌های جدید را بدست آورند.

۵. اعتماد به کارکنان

در بسیاری از مواقع مدیران به نیروهای خود اعتماد نمی کنند که کارها را تفویض کنند زیرا مهارت و توانمندی نیروهای زیردست خود را کمتر ارزیابی می‌کنند.

یک مدیر خوب به مهارت‌ها و توانمندی‌های دیگران اعتماد می‌کند و فقط انتظارات لازم را به نیروهای خود اعلام می‌کند و با گرفتن و دادن بازخورد آن‌ها را در مسیر انجام وظایف راهنمایی می‌کند و به صورت ریز و جزیی آن‌ها را کنترل نمی کند.

اعتماد یکی از موثرترین گام‌ها در تفویض اختیار به دیگران است. آیا در اعطای مسئولیت به دیگران به آن‌ها اعتماد دارید؟

نمونه‌هایی  از مهارت‌های تفویض اختیار به دیگران که یک مدیر باید بدست آورد:

•   تجزیه و تحلیل وظایف و مهارت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه
•    درخواست از یکی از کارمندان برای تحقیق و پیشنهاد درباره تجهیزات جدید مورد نیاز شرکت
•   ارزیابی نقاط قوت و ضعف کارکنان
•   محاسبه مقدار زمان لازم برای انجام وظایف تعیین شده
•   مهارت‌های ارتباطی
•   گرفتن ضمانت برای خسارات احتمالی از دریافت کننده مسئولیت‌های جدید
•   تعریف و مشخص کردن انتظارات برای اهداف و نتایج
•   تعیین منابع مورد نیاز برای اجرای فعالیت ها
•   تعیین سطوح تصمیم گیری برای انتقال قدرت به دیگران
•   ارزیابی عملکرد نماینده پس از انتقال مسئولیت
•   ارزیابی اینکه آیا فرد برای تغییر دائمی شغل و مسئولیت آماده است یا خیر
•   بازخورد دادن
•   کمک گرفتن از یک شرکت استخدام منابع انسانی برای جایگزین کردن افراد مختلف
•   شناسایی وظایف و نقش‌های یک مدیر که می‌تواند تفویض شود
•   بررسی فناوری‌هایی  که می‌توانند جایگزین نیروهای انسانی شوند
•   برون سپاری حقوق و دستمزد
•   شناسایی اولویت‌های کاری مدیر توسط خودش
•   انتخاب کارمندانی  که مهارت‌های لازم برای انجام کارها به بهترین وجه مطابقت با الزامات کار را دارند
•   تغییر مسئولیت ارزیابی از نیروهای درون سازمانی به  نیروهایی که در مرز سازمان فعالیت دارند مانند رهبر تیم فروش
•   مدیریت زمان
•   آموزش افراد برای انجام وظایف جدید
•   اعتماد
•   داوطلب شدن برای مسئولیت بیشتر و رها سازی مدیر بالادستی از فعالیت‌های زیاد