می توان گفت ارزشمندترین دارای و منبع برای هر انسان و سازمانی زمان است. زمان تنها منبعی است که جایگزینی ندارد. تفاوت اساسی بین افراد موفق و افرادی که در قسمت های مختلف زندگیشان موفق نبوده و به اهدافشان نمی رسند مدیریت صحیح زمان است. روش های متنوعی از دیرباز برای مدیریت صحیح زمان معرفی و استفاده شده اند. یکی از روش های مدیریت زمان، مدیریت زمان با کوچینگ است.

با مدیریت صحیح زمان فرد (سازمان) می تواند به تمامی برنامه های خود رسیدگی کرده و به خاطر یکی از کارهای خود از دیگری باز نمی ماند.

طبق تعاریف مدیریت زمان عبارت است از برنامه ریزی به منظور استفاده صحیح و حداکثری از زمان محدود زندگی برای انجام کار های مختلف.

تفاوت انسان‌های موفق و ناموفق

یکی از اساسی ترین تفاوت های انسان های موفق با افراد غیر موفق در تمامی عرصه های زندگی مدیریت زمان است. زمانی که فرد مدیریت زمان درست و کارایی داشته باشد می تواند بدون سردرگمی به تمامی کارهای خود رسیدگی کند بدون اینکه مجبور باشد از یک کار به خاطر کار دیگر چشم پوشی کند و یا با انبوهی از کارها روب رو شود که به تاخیر افتاده اند. زمانی که فرد مدیریت زمان درستی داشته باشد می تواند به جای سخت کاری بی نتیجه هوشندانه حداکثری کار کند. واژه حداکثری به معنای این است که فرد با صرف زمان کمتر کارهای بیشتری را می تواند انجام دهد.

کوچینگ

قابل قبول ترین واژه در معنای کوچینگ واژه مربیگری است.

کوچینگ یا همان مربیگری در واقع فرایندی می باشد که در آن از افراد (سازمان) برای اتخاذ تصمیم گیری های آگاهانه تر و هوشمندانه تر و درنتیجه آنها در اتخاذ اقدامات کاراتر حمایت می کند.

در فرایند کوچینگ تمرکز بر حال و آینده نزدیک فرد (سازمان) می باشد. کوچینگ شما را یاری می کند تا مهارت مدیریت زمان را فرا بگیرید.

نکته اساس در کوچینگ این مطلب می باشد که در کوچینگ هدف اساسی کمک به یادگیری فرد می باشد و نه آموزش. در واقع در مربیگری پتانسل های یک فرد به منظور به حداکثر رساندن عملکرد وی باز می شود و وسعت می گیرد.

کوچینگ انواع و اقسام مختلفی دارد که یکی از آنها کوچینگ مدیریت زمان می باشد. در صورت کوچ درست می توان تا ۲۵ درصد منجر به افزایش بهره وری و مدیریت زمان شد.

نکات ضروری در مدیریت زمان با کوچینگ

در مدیریت زمان با کوچینگ  رعایت سه نکته ضروری است که رعایت درست هر کدام باعث موفقیت فرد میشود ولی در صورت رعایت نکردن این نکات ممکن است فرد را گمراهی هدایت کند

1. برای روز خود در شب قبل برنامه ریزی کنید

بر روی یک کاغذ و یا با استفاده از رایانه یا گوشی موبایل خود لیستی از کارهای کع باید فردا انجام دهید با رعایت اولویت هایشان به دقت تهیه نمائید، تهیه این لیست آخرین کار هر شب شما باید باشد.

لازم به ذکر است که درصورتی که قادر نبودید در مواقعی لیست را در شب گذشته آماده نمائید باید پس از بیداری ابتدا لیست کارهای روزانه را آماده کنید. بدین ترتیب با رعایت این نکته توانایی شما در انجام امور افزایش می یابد و از سردرگمی شما کاسته می شود که نتیجه آن این می باشد که در زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام می دهید.

2. چک کردن اولویت ها

مورد بعدی به منظور مدیریت زمان چک کردن اولویت های کاری بر روی چک لیست تهیه شده می باشد. به لیست خود بنگرید سپس از قانون ۸۰-۲۰ استفاده کنید. به طور مثال اگر ۲۰ مورد کاری در لیست خود داشته باشید ۴ مورد آن دارای اهمیت بیشتری نسبت به سایر کارهای لیست است.

این نکته مهم است که بدانید کیه متغیرهای زندگی در کنترل ما نیست فلذا ممکن است شرایط بر اساس برنامه ریزی ما پیش نرود به همین منظور در اینگونه شرایط که وضعیت با لیست ما یار نبوده و مجبوریم از تعدادی از کارهای لیست شده در لیستمان چشم پوشی نمائیم باید ابتدا به سراغ کارهای بخش ۲۰ درصدی که ۸۰ درصد اهمیت را برایمان دارند رویم و آنها را کامل انجام دهیم.

3. براساس اولویت هایتان عمل کنید

در مرحله بعد بر اساس لیست واولویت بندیتان عمل کنید و کار ها را یکی پس از دیگری شروع کرده و تمام کنید. نکته اساس در اینجا این است که باید کارها را تمام کنید، اینکه چند کار موجود در لیست را شروع کرده و هیچ یک را به آخر نرسانید مخالف مدیریت زمان است.

یکی از منابع بسیار مهم در کاهش زمان و از دست داده زمان در واقع وجود کارهای ناتمام در لیست کاریمان است که نتنها بر روی زمان امروزمان بلکه بر روی زمان بندی روز های دیگرمان نیز تاثیر منفی می گذارد.

این فرایند سه گانه ((متمرکز کار کردن)) نام دارد. افراد می تواند با استفاده صحیح و بجا از این روش زمان خویش را مدیریت کرده و توانایی کاری خویش را ارتقاء دهند.

تکنیک کار چند شاخه‌ای

البته در ساخت لیست می توان از تکنیک ((کار چند شاخه ای)) نیز بهره برد. کار چند شاخه ای به این معنا می باشد که شما یک کار کلی را به چند کار خرد تر و زیر شاخه تقسیم نموده و در لیستتان می نویسید و براساس الویت و تقدم و تاخر آنها را انجام می دهید تا در نهایت کار اصلی انجام گردد.

توانایی نه گفتن

یکی دیگر از اقدامات در کنترل زمان با روش کوچینگ فرا گیری هنر نه گفتن توسط مراجعه با هدایت کوچ است. بسیاری از مواقع دلیل به تعویق افتادن و برهم خوردن نظم کاری ما بر اساس لیست کاریمان درخواست های است که افراد ناگهانی و خارج از برنامه کاریمان از ما می کنند و ما به دلایلی مانند خجالت کشیدن به آنها نه نمی گوئیم و با قبول انجام آن کارها کلیه برنامه زمانیمان بر هم خورده و کارهایمان عقب می افتد که این امر منجر به سردرگمی ما شده و زمان ما را به هدر می دهد. باید نه گفتن را آموخته و در صورت لزوم به کار بریم و اجازه ندهیم خواسته های نابجای دیگران کار ما را به تعویق بیندازد و سرعت حرکت ما را بکاهد.

اشتیاق و علاقه به کار

یکی دیگر از مسائل تاثیر گذار بر روی سرعت انجام کارها اشتیاق و علاقه ما به آن کار است. در چنین شرایطی معمولا افراد کار را به تعویق انداخته و سعی می کنند که آنرا به زمانی دیگر موکول کنند حال آنکه در ظاهر کمبود وقت علت به تعویق افتادن کار دیده می شود. سعی کنید برای انجام و التمام کارهایتان در خود اشتیاق ایجاد نمائید.

ویژگی های فردی تاثیر گذار در مدیریت زمان با کوچینگ

یکی از موارد کمک کننده در مدیریت زمان وجود ویژگی کمال طلبی است. افراد کمال گرا تمایل دارند که کارها را صد در صد انجام دهند و تا کاری را به اتمام نرسانند آن را رها نمی کنند. این ویژگی خاصیتی مفید در راستای کنترل زمان است.

عدم توانایی کارگروهی و اعتماد به دیگران

یکی دیگر از عواملی که باعث می شود در امر مدیریت زمان ناموفق باشیم ناتوانی در واگذاری کارمان به دیگران است. زمانی که کاری را به درستی به کسی تحویل ندهیم فرد تحویل گیرنده در زمانی دیگر و خارج از برنامه ما مجدداٌ برای همان کار مراجعه می کند و کارهایمان را به تعویق می اندازد.

تصمیم‌گیری درست و مناسب در حداقل زمان همگی از مزایای کوچینگ است.