آیا بعضی وقتها به شدت احساس استرس از کارهای پیش روی خود دارید؟ هرچقدر که زمان می‌گذرد احساس می‌کنید که کارهای بیشتری برای انجام دادن دارید؟ آیا مهارت‌های مدیریت زمان را به درستی فرا گرفته اید؟ و می‌توانید به شکل موثر کارهای خود را به پایان برسانید؟

اگر پاسخ سوال‌های بالا شما را دائما سردرگم می‌کند باید بگوییم که مهارت مدیریت زمان  برای سازماندهی فعالیت‌ها و انجام به موقع کارها موضوعی است که باید در زندگی روزمره خود بیاموزید. این چنین استرس خود را کاهش خواهید داد و در محیط کار بهتر فعالیت می‌کنید. مهارت مدیریت زمان یکی از مهارت‌های مهم زندگی فردی است که در راستای رسیدن به اهداف و موفقیت‌ها به شما کمک زیادی خواهد کرد.

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان به مجموعه برنامه ریزی هایی گفته میشود که بر اساس زندگی شخصی و شغلی هر شخص توسط خود او تقسیم بندی زمانی میشود. افرادی که در زندگی کارها و مسئولیت های مختلفی دارند، بدون داشتن مهارت مدیریت زمان نمیتوانند به کارهای خود برسند. همانطور که از اسم آن پیداست، با این مهارت میتوان زمان خود را مدیریت کرد. یعنی از صبح تا شب و در هر روز هفته مشخص میشود که چه کارهایی باید انجام شوند، کدام یک از آنها اولیت بالاتری دارند و در چه روز و زمانی باید انجام شوند.

 

اهمیت مدیریت زمان در زندگی

البته مدیریت زمان هم مانند دیگر مهارت ها در کل زندگی انسان اهمیت دارد و فقط مختص ازدواج نیست. اما وقتی کسی ازدواج میکند، چند مسئولیت سنگین به برنامه روزانه او اضافه میشود. در نتیجه چنین فردی باید بتواند زمان خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند تا زندگی آشفته ای نداشته باشد.

برای مثال، می خواهید در سن پایین ازدواج کنید و قرار است بعد از ازدواج ادامه تحصیل بدهید. از طرفی شاغل هستید و با ازدواج هم مسئولیت سنگینی بر دوش شما افزوده شده است. حال با چنین وضعی چگونه میتوان ادامه تحصیل داد؟ در چنین مواقعی اهمیت مدیریت زمان دوچندان میشود. چراکه بدون آن امکان ندارد چندکار سنگین را همزمان انجام داد.

در واقع با داشتن مهارت مدیریت زمان میتوان چندکار سنگین و طولانی مدت را همزمان در کنار هم انجام داد. بدون آنکه کاری عقب بیفتد تا بد انجام شود. اما بدون برنامه ریزی دقیق حتماً باید یکی از این گزینه ها را حذف کرد چراکه به هیچ وجه نمیتوان آنها را در کنار هم انجام داد.

 

اثرات نبود مهارت مدیریت زمان

اگر از روز و حتی هفته قبل برنامه های کاری خود را بدانید، دیگر نه وقت کم می آورید و نه استرس و عقب ماندن کارها را خواهید داشت. اما یکی از بزرگترین اثرات نبود برنامه ریزی این است که مجبور میشوید یکی یا حتی چند مورد از کارها را کنار بگذارید. چراکه با نبود برنامه ریزی قطعاً نمیتوان چندکار را کنارهم انجام داد و در نتیجه مجبور به حذف گزینه ها خواهید بود.

اثر منفی بعدی عقب ماندن کارها و به هم ریختن تمام برنامه هاست. یعنی نه تنها کارها عقب مانده و ناقص میشوند، بلکه به جای تمام شدن برخی از آنها، هیچکدام تمام نشده و همه نیمه تمام میمانند.

به همین خاطر اکثر افراد مجبور میشود به یک یا نهایتا دو کار بپردازند چراکه مهارت برنامه ریزی برای بیشتر از آن را ندارند. در نهایت باید گفت که اساساً مهارت مدیریت زمان مهارت زندگی کردن است.

در ادامه ۱۵ مهارت‌ مدیریت زمان برای بهبود کارایی خود را بخوانید:

۱. هدف گذاری کنید

مدیریت زمان به این معنی نیست که فقط دائما بروی دیدن زمان تاکید کنید و کار خاصی انجام ندهید. استفاده مناسب از زمان هست که به فعالیت‌های شما معنا می‌بخشد. یکی از پایه ای ترین مهارت‌های مدیریت زمان، هدف گذاری است. باید بدانید از زمان خود چگونه برای رسیدن به اهداف تان استفاده می‌کنید.

---

 

وقتی که تصمیم گیری هایتان براساس زمان باشد می‌دانید که چگونه بروی اهداف خود باید تمرکز کنید و چگونه سریعتر به آنها دست پیدا کنید.

۲. اولویت بندی کنید

یکی از دلایلی که بسیاری از افراد در کارهای خود اولویت بندی ندارند این هست که خیلی دیر دست به کار می‌شوند. وقتی سراغ فعالیتی می‌روند که دقیقه نود کار رسیده است و باید سریعا آن را به اتمام برسانند. اگر سعی کنید کارهای خود را به صورت لیستی بنویسید خواهید فهمید که چه کارهایی را باید زودتر انجام دهید.

شاید فکر کنید اولویت بندی برای این هست که کارهای بیشتری را انجام دهید اما اینگونه نیست. بلکه هدف از اولویت بندی کنارگذاشتن کارهای بی اهمیت و غیرضروری است.

وقتی که اولویت بندی می‌کنید ابتدا بروی مهم ترین کار خود وقت می‌گذارید و به سراغ کارهای بی اهمیت دیگر نمی روید.  اگر مفهوم اولویت بندی را اشتباه برداشت کنید از این مهارت مدیریت زمان به خوبی استفاده نخواهید کرد.

۳. خودآگاهی داشته باشید

هیچ دو نفری را پیدا نخواهید کرد که کارهایشان را به شکل یکسانی انجام دهند. هرکدام از ما اولویت‌ها و ترجیحاتی برای خود داریم. مثلا بعضی‌ها در صبح‌ها بهتر فعالیت می‌کنند و بعضی افراد تمایل دارند در ساعات پایانی شب به فعالیت بپردازند. در واقع مشکلی ندارد که به چه صورت فعالیت را انجام می‌دهید اصل مورد توجه این هست که علاقه خود را بشناسید و بفهمید از چه چیزی دوری می‌کنید و نیازهای خودتان را پیدا کنید.

در بالاترین سطح از خودآگاهی شما سبک مدیریت زمان خود را پیدا می‌کند که بهترین نتیجه را برای شما به ارمغان می‌آورد.

۴. خود انگیزشی باشید

روزهایی وجود دارند که علاقه به انجام هیچ کاری را ندارید. شاید خسته، مریض حال و یا بسادگی خالی از انگیزه شده باشید. در چنین روزهایی باید بتوانید به خود انگیزه بدهید که دست به فعالیت و کار بزنید. اگر سطح خودآگاهی بالایی دست پیدا کرده باشید براحتی می‌توانید باعث انگیزه خودتان شوید.

همچنین اگر به فعالیت و کار برای خودتان علاقه مند هستید و می‌خواهید کارآفرین باشید باید بدانید که تمام نتایجی که می‌گیرید حاصل تلاش‌های خود شما است. اگر نتوانید به خودتان انگیزه بدهید به زودی فشار و استرس زیادی را تجربه خواهید کرد.

۵. تمرکز داشتن

اصلا مهم نیست که در حال انجام چه کاری هستید، همیشه موضوع دیگری وجود دارد که بخواهد حواس شما را به سمت خود جذب کند. خیلی هم راحت نیست که همه چیز را کنار بگذارید و فقط بروی کار خود تمرکز کنید. تمرکز یکی از اصل‌های مهم مدیریت زمان است و تا زمانی که درگیر چنین موضوعی نشوید برایتان روشن نخواهد شد که چقدر اهمیت دارد.

همیشه یادتان باشد که مهم نیست چند فعالیت در پیش رو دارید که می‌خواهید به اتمام برسانید بلکه مهم تر این هست که بدانید در هرزمان فقط می‌توانید روی یک موضوع تمرکز داشته باشید. عبارت چند وظیفه ای بودن، آدم اهل چندکار بودن و مولتی تسک بودن بیشتر از آنکه کمک کننده باشید باعث سردرگمی شما خواهد شد و اگر به فکر نتایج بلند مدت و خوب هستید باید چنین چیزی را از ذهن خود خارج کنید و بیاموزید که فقط بروی یک چیز تمرکز کنید.

به این صورت که بلوک‌های زمانی برای فعالیت‌های روزانه خود در ذهن طراحی کنید و ببینید تا چند دقیقه و یا چند ساعت می‌توانید بروی یک فعالیت تمرکز خود را حفظ کنید، این مقدار را یک بلوک زمانی در نظر بگیرید و برنامه خود را براساس چنین زمان بندی بنویسید.

۶. واگذار کردن کارها به دیگران

خیلی از افراد دوست دارند که این توانایی را داشتند تا بیشتر از یک نفر به فعالیت بپردازند که اگر چنین کاری را انجام دهند به خستگی و استرس برای آنها منجر خواهد شد. واگذار کردن کارها به دیگران یکی از اصول مدیریت زمان هست و به معنای شانه خالی کردن از مسولیت‌ها نیست.

---

 

۷. کارکردن به شکل موثر با دیگران

کارکردن با دیگران موضوعی اجتناب ناپذیر در فعالیت‌ها و مشاغل گوناگون است که اهمیت مهارت‌های ارتباطی را به خوبی می‌توان در آن مشاهده کرد. کارکردن به شکل موثر با دیگران یکی از اصول مدیریت زمان هست که باید بیاموزید. چیزی فراتر از ارتباط برقرار کردن و واگذار کردن کارها به دیگران خواهد بود. برای مثال درک کردن دیگران، شناخت اهداف و انتظارات آنها بسیار مهم است. هرچقدر که دیگران را بهتر بشناسید، رابطه کاری بهتری با آنها بوجود خواهید آورد.

۸. از به تعویق انداختن کارها دوری کنید

تعویق انداختن یکی از چیزهایی است که تاثیر مخربی بروی بهره وری خواهد داشت. انرژی و زمان شما را از بین می‌برد و باید از چنین چیزی دوری کنید و همچنین می‌تواند مشکل بزرگی در زندگی شخصی و شغلی شما ایجاد کند.

۹. در مدیریت زمان باید زمان بندی‌ها را رعایت کنید

شما باید همیشه میزان پیشرفت کارهایتان را دنبال کنید، دفترچه ای داشته باشید و لیست کارهایتان را بنویسید و هر روز برای روز بعدی اولویت بندی کارها را مشخص کنید . برای بهتر مدیریت کردن زمان بهتر است سه دسته بندی مجز از کارهای خانه، کارهای شغلی و کارهای شخصی خودتان داشته باشید.

۱۰. از استرس دوری کنید

استرس زمانی بوجود می‌آید که بیشتر از توانایی خود کاری را پذیرفته باشید. در نتیجه بدن شما برای مقابله با شرایط پر تنش هورمون‌های استرس را ترشح می‌کند و بعد از چند ساعت خستگی به سراغ شما می‌آید و کارایی شما افت می‌کند. برای مدیریت زمان بهتر، بعضی از کارهای خود را به افراد تازه کار بسپارید و کمی به فکر استراحت و آرامش خود باشید.

۱۱. ضرب الاجل (Deadline) مشخص کنید

وقتی که در حال انجام کاری هستید باید یک زمان مشخص و جدی برای به پایان رساندن فعالیت خود در نظر داشته باشید. از چند روز قبل برای انجام کار خود زمان ددلاین مشخص کنید و خودتان را برای انجام دادن آن به چالش بکشید و وقتی آن را به پایان رساندید به خودتان پاداش و جایزه بدهید.

۱۲. از فعالیت چندکاره دوری کنید

بسیاری از ما فکر می‌کنیم که انجام چند فعالیت همزمان باعث افزایش بهره وری ما خواهد شد در حالی که چنین موضوعی درست نیست و باید بروی یک چیز تمرکز داشته باشید. چند وظیفه ای بودن بهره وری را کاهش خواهد داد و برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان بهتر است از چنین کاری دوری کنید.

۱۳. زود شروع کنید

بسیاری از افراد موفق یک ویژگی مشترک دارند. آنها روز خود را از ساعات اولیه صبح شروع می‌کنند، می‌نشینند و برای روز خود برنامه ریزی می‌کنند. وقتی که زودتر از خواب بر می‌خیزید، آرامش بیشتری دارید، خلاق تر هستید. همچنان که روز پیش می‌رود شما سطح انرژی تان کاهش می‌یابد که بروی بهره وری شما تاثیر منفی خواهد گذاشت.

---

 

۱۴. استراحت را در نظر داشته باشید

یکی دیگر از اصول مدیریت زمان استراحت بین فعالیت‌های پیوسته روزانه است. اگر قصد دارید به صورت مداوم به فعالیت بپردازید به وقفه‌های ۱۰ الی ۱۵ دقیقه ای بعد از چند ساعت کار نیاز دارید تا بروی بهره وری بالا بمانید. کمی قدم بزنید، به موزیک گوش دهید، کمی نرمش کنید. البته مراقب باشید که تمرکز خود را بروی فعالیت هایتان نگه دارید و اگر تمرکز خود را از دست می‌دهید باید زمان استراحت خود را نیز کاهش دهید تا حدی که بتوانید پیوسته به فعالیت ادامه دهید.

۱۵. بیاموزید که نه بگویید و سریعا سمت کار کم اهمیتی نروید

شاید این مهم ترین اصل مدیریت زمان باشد. شما باید بتوانید تمرکز خود را بروی برنامه ریزی و اولویت‌های کاری حفظ کنید. بیاموزید که چگونه به شکل مودبانه ای کارهای بیشتری که به شما محول می‌شود را نپذیرید و فقط بروی کارهایی که خودتان در نظر داشته اید تمرکز کنید. نه گفتن مشکلی ندارد و اتفاق بدی نیز نخواهد افتاد. نگران چیزی نباشید و سعی کنید بیشتر به فعالیت‌های کم اهمیت نه بگویید.