چگونه زمان را ذخیره کنیم؟

معمولا آدم هایی را در دور و بر خود می شناسید که در بین مشغله های شغلی و زندگی خود گم شده اند و همیشه از کمبود وقت گله می کنند. شاید هم شما خود جزو این دسته باشید که کمبود وقت جزو دغدغه های اصلی زندگی شماست. واقعیت این است که چیزی به اسم کمبود وقت نداریم و این زائده ذهن ماست. به این دلیل که ما اصلا مهارت کنترل و تکنیک مدیریت زمان را نمی دانیم و دقیقا همین عامل کمبود وقت است. شما با خواندن مطلب زیر ۶ نکته برای تکنیک مدیریت زمان خود فرا می گیرید و قادر هستید زمان را در اختیار بگیرید.

مطالعه و شرکت در سمینارها تا اجرا و عمل

در کشور ما چند سالی است که سمینارها و کلاس هایی برای تکنیک مدیریت زمان در شهرهای مختلف برگزار می شود و کتاب های تقریبا متعددی نیز در این خصوص نوشته شده است. واقعیت این است که فقط صرف شرکت در این سمینارها سبب مدیریت خودکار زمان ما نمی شود، بلکه عمل و اجرا به نکات و روش هایی که در این سمینارها و کلاس ها ارائه می شود، در شما منجر به فراگیری تکنیک مدیریت زمان می شود. پس توصیه اکید ما به شما این است که اگر می خواهید تکنیک مدیریت زمان داشته باشید تکنیک هایی که ارائه می شود برای مدتی تمرین و پیاده سازی کنید تا کم کم به عادت در شما تبدیل شود.

تکنیک مدیریت زمان

ما در اینجا سعی کرده ایم خلاصه و عصاره روش های تکنیک مدیریت زمان را جمع کنیم و آن هایی که در زندگی اهمیت ویژه ای برای موفقیت هر فرد دارند را به شما توضیح دهیم. توصیه می کنیم این ۶ روش طلایی را به طور کامل و مداوم در زندگی خودتان اجرا کنید تا پس از مدتی نتایج خوب آن ها را ببینید.

تکنیک شماره یک: بنویسید

بله بنویسید هر آنچه که در ذهن تان می گذرد. تمامی مواردی که به خاطر می سپارید تا در یک موعد مشخصی انجام دهید همه آن ها را بنویسید. ذهن شما نمی تواند همه اهداف و برنامه ها و قرارهای کاری و تلفنی شما را پشت سر هم لیست کند و در زمان مشخصی برای اجرای هر کدام به شما هشدار دهد. بنابراین بهترین کار این است که هر آنچه که قصد دارید در آینده دور یا نزدیک انجام دهید در یک دفتر یا دفترچه یادداشت لیست کنید و زمان انجام شان را نیز در کنار هر یک قید کنید.

همه افراد موفق ایرانی و غیر ایرانی، برنامه های خود را می نویسند و کافی است شما نیز این روش را در زندگی روزانه خود اجرا کنید تا نتایج شگفت انگیز آن را ببینید. به طور کلی مکتوب کردن کارها و آنچه که شما برای اجرا کردن آن ها وابسته به زمان هستید در چند دسته قابل تقسیم بندی هستند. پیشنهاد می شود شما نیز طبق این تقسیم بندی، برنامه های خود را لیست کنید، چراکه این دسته بندی، خود به نوعی به تکنیک مدیریت زمان شما کمک می کند.

اهداف و برنامه ها

مسلما هر کسی که دوست دارد یک فرد موفقی باشد، برای خود اهدافی نیز دارد که ممکن است برخی، این اهداف را در ذهن خود دنبال کنند و برخی دیگر نیز آن ها را در جایی یادداشت کنند و برای رسیدن به آن ها برنامه ریزی داشته باشند. اما روانشناسان می گویند اهداف و برنامه های کاری و غیرکاری خود را بنویسید و برای رسیدن به آن ها، زمان مشخصی تعیین کنید. فکر نکنید که هدف فقط به هدف های دور و چندساله گفته می شود، هدف شامل برنامه ها و اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه، طی یک سال، دو سال تا پنج سال می شود.

هدف ها و برنامه ها را مدام مرور کنید و جلوی چشم تان باشد

بعد از این که اهداف و برنامه هایی که در سر دارید به کاغذ منتقل کردید و برای آن ها طبق فوریت و زمانی که نیاز دارند وقت مشخصی اختصاص دادید، کاغذ یا دفتر را در یک گوشه رها نکنید، بلکه همیشه همراه خود داشته باشید و ضمن اینکه برنامه هر روز را از شب قبل یا ابتدای صبح می نویسید، این اهداف را مرور کنید تا انگیزه و اشتیاق شما برای تلاش و رسیدن به آن ها تقویت شود.

البته اگر در طول اجرای هدف هایتان فکر کردید که باید یک یا چند هدف را تغییر دهید یا هدف جدیدی را اضافه کنید می توانید این کار را انجام دهید. اما سعی کنید در هنگام نوشتن، شش دنگ حواس تان باشد تا اهدافی که برای خود می نویسید  کمتر دچار تغییر شوند. اهداف و برنامه هایی بنویسید که واقعا برای رسیدن به آن ها علاقه و اشتیاق دارید و از طرفی این هدف ها قابل دستیابی و قابل باور برای شما باشند.

کارهای مهم و ضروری

برخی کارها هستند که می بایست در یک زمان مشخصی صورت پذیرند، این کارها مثل هدف هایی که بالا توضیح دادیم نیستند و شاید علاقه ای هم نسبت به انجام آن ها نداشته باشیم اما ضرورت دارند و باید انجام شوند.، بنابراین این کارها را یادداشت کنید و زمان دقیق شان را نیز کنارشان بنویسید. مثلا هفته بعد روز شنبه نیاز است که به دکتر مراجعه کنید، این را بنویسید. وقتی می نویسید ذهن شما یکباره آرام می گیرد و خیال تان راحت است که فراموش نخواهید کرد.

تماس ها و گفتگوهای تلفنی و حضوری

ممکن است شغل و حرفه شما به گونه ای باشد که بخواهید مدام با افراد مختلف تماس تلفنی داشته باشید و یا به صورت حضوری با مشتریان، همکاران و کارکنان مجموعه ای که کار می کنید، مذاکره کنید و جلسه تشکیل دهید. برای همین این قرارها و تماس ها را نیز جداگانه در دفتر یادداشت تان بنویسید تا به ترتیب آن ها را اجرا کنید.

تکنیک شماره دو: یادآوری

بسیار خوب با انجام تکنیک اول، فکر می کنم باری بزرگ از مشغله های فکری و ذهنی شما به کاغذ منتقل شد. حالا تکنیکی که به شما می خواهیم بگوییم تکنیک یادآوری است. این کار بیشتر برای یادآوری های کاری کاربرد دارند. مثلا فرض کنید شما در ماه جاری یا ماه های بعدی با شریک یا مشتری خود قرار ملاقات دارید. می توانید سه پوشه رنگی متفاوت از هم برای ماه جاری، ماه بعد و دو ماه بعد، در نظر بگیرید و قرار ملاقات ها و تماس ها و کلیه کارهایی که از قبل ترتیب داده اید تا در موعد مقرر به انجام برسانید در این پوشه ها بنویسید تا با خیال راحت به ترتیب هر روز آن ها را اجرا کنید.

این روش از این جهت توصیه می شود که اغلب اوقات، بیشتر زمان افراد صرف شغلی که فعالیت دارند می شود و البته مشغله ها و درگیری های ذهنی شان نیز از همین بابت است. وقتی تعداد قرار ملاقات ها و جلسات کاری زیاد است این تکنیک بسیار کارآمد و مفید است چرا که ذهن را از درگیری های کاری آزاد می کند و می توان با فراق بال بیشتری به مسائل و روابط غیر کاری رسیدگی کرد.

تکنیک شماره سه: زمان اختصاصی برای هر کار

افرادی که برای خود برنامه ای ندارند معمولا وقت خود را زیاد هدر می دهند، برای آن ها اصلا ملاقات ها، خریدها، تماس های تلفنی، تفریح و مهمانی رفتن و … زمان مشخص و معینی ندارد و هر وقت که موقعیتی پیش بیاید مشتاق و علاقه مند به دنبال این کارها می روند. اما افرادی که مهارت های تکنیک مدیریت زمان می دانند همه کارهای شان را از قبل مشخص کرده اند، حتی تفریح، مهمانی و مسافرت رفتن آن ها نیز طبق برنامه است و اجازه نمی دهند وقت شان تلف شود.

افرادی که تکنیک مدیریت زمان را بلد هستند، تکنیک شماره سه را همیشه در نظر می گیرند. این تکنیک به شما می گوید که لازم نیست برای کاری مثل خرید کردن چندین بار این عمل را تکرار کنید، شما می توانید همه خریدهای یک بازه زمانی را لیست کنید و یکبار همه آن ها را تهیه کنید. با این روش می بینید که چقدر زمان شما بهینه مصرف می شود و زمان زیاد می آورید. حتی برای تماس های تلفنی که قرار است داشته باشید، سعی کنید همگی را در یک روز و در یک ساعت مشخص انجام دهید.

تکنیک شماره چهار: حذف جلسات غیر ضروری

متاسفانه در کشور ما جلسات کاری یا شرکت در همایش ها و کنفرانس ها تبدیل به مد شده است و هر کسی که جلسه زیاد برود، اصطلاحا فرد موفقی به نظر می آید. اما واقعیت این است که برخی از این جلسات اصلا الزامی به برگزاری شان نیست و اغلب به خوش و بش تمام می شود. اگر فکر می کنید برخی گردهمایی ها و جلسه ها وقت شما را تلف می کنند و هیچ نکته مثبت و مفیدی از آن ها عایدتان نمی شود، از رفتن صرف نظر کنید. وقت شما بسیار ارزشمندتر از آن است که در این گونه جلسات اتلاف شود.

تکنیک شماره پنج: روش های نوین، جایگزین روش های سنتی

دنیای امروز دنیای تکنولوژی است و روز به روز شاهد این هستیم که در حال تغییر و جهش است. این تکنولوژی ها افزون بر اینکه اغلب، کار ما را آسان تر می کنند، در وقت مان نیز صرفه جویی می کنند. پس سعی کنید در هر کاری سراغ روش های مدرن که فکر می کنید در کمترین زمان، بیشترین کارایی را دارند بروید. از اینکه تکنولوژی را وارد کار و زندگی تان کنید اصلا نترسید. زمانی را به یاد بیاورید که برای پرداخت یک قبض آب و برق می بایست در صف های طولانی و شلوغ بانک ها سپری می کردید اما حاالا با چند کلیک می توانید قبض را پرداخت کنید و چند ساعت زمان را برای خود بخرید.

تکنیک شماره شش: استفاده از اوقات بیکاری

گاهی وقت ها پیش می آید که مثلا به یک مهمانی بروید و در یک زمانی حتی ده دقیقه ای حوصله تان سر برود، اما مجبورا این بی حوصلگی و اتلاف وقت را تحمل کنید. اما توصیه ما این است که در هر کجا و در هر شرایطی اگر فکر می کنید بیکار هستید و نمی دانید چه کار کنید، کارهای مثبتی را لیست کنید تا در این زمان ها به انجام برسانید. مثلا در همان مهمانی کسل کننده، دفترچه یادداشت برنامه های خود را همراه داشته باشید و برای روز بعد خود برنامه بنویسید یا یک کتاب یا مقاله الکترونیکی یا غیرالکترونیکی را بخوانید و خیلی کارهای دیگری که فکر می کنید بهتر از بیکاری است آن ها را انجام دهید.