اگر شما دوست گرامی در علاقمند به مطالعه این یادداشت شدید، یا یک منشی هستید و یا مدیری هستید که دوست دارید در حوزه کاری منشی خود بیشتر بدانید. به هر حال نکته اینجاست که شغل منشی گری یک شغل تخصصی است و هیچ کم و کاستی از هیچ نظر در مقایسه با هیچ شغل دیگری ندارد. منشی ها نقشی بسیار مهم در اغلب فرآیندهای سازمان دارند و در عجب که چرا اغلب منشی ها نگرش حرفه ای به شغل خود ندارند و بخش بزرگی از مدیران نیز همچنین.

هدف من از این یادداشت، ایجاد تلنگری است که شغل منشی گری نیز نیاز به آموختن دارد. از این رو، این یادداشت را با این عنوان منتشر می کنم. امیدوارم منشی ها با اجتناب از خطاهای نابخشودنی در حوزه کاری خود، هم از کار خود بیشتر لذت ببرند و هم اینکه راندمان بالایی را به مدیر و همکاران خود نوید دهند. اما بپردازیم به خطاهایی که در مورد آنها نمی شود از یک منشی چشم پوشی کرد

۱ـ بی نظمی

حتی تصور یک منشی بی نظم نیز غیر قابل تحمل است. نظم نخستین و مهمترین خصیصه برای یک منشی حرفه ای است و بی نظمی در هیچ حوزه ای پذیرفتنی نیست.

۲ـ فراموش کاری

شاید یک یا دوبار شنیدن این جمله که “ببخشید، فراموش کردم” از زبان یک منشی پذیرفتنی باشد، اما اینکه یک مسئول دفتر انسان فراموش کاری باشد و گاه و بی گاه موضوعات مهم یا حتی کم اهمیت را فراموش نماید، هرگز پذیرفتنی نیست. در این خصوص باید آموزش دید. چرا که با استفاده از تکنیک های بسیار و نیز ابزارهای عالی که به وفور یافت می شود و در اختیار همگان است، می توان بر ضعف فراموش کاری غلبه کرد

۳ـ غلط املایی

شاید بگویید بالاخره چشم است، گاهی غلطهای املایی را نمی بیند. من هم می پذیرم، اما این جمله در مورد یک منشی حرفه ای صدق نمی کند. از آنجایی که متن های خروجی از هر مجموعه ای چه در قالب نامه، چه در قالب پروپوزال و یا هر فرمت دیگری، نمودی از نگرش حرفه ای آن مجموعه می باشد، هرگز نباید هیچ غلط املایی در هیچ متنی وجود داشته باشد. البته یکی دو استثنا در کل دوران کاری پذیرفتنی است.

۴ـ گم کردن نامه

این خطا در میان منشی های شلخته و بی نظم بسیار متداول است. چنین منشی هایی یاد گرفته اند چنان آسمان و ریسمان ببافند که به راحتی از زیر بار مسئولیت چنین اتفاقی فرار کنند. اما مدیران حرفه ای هم خوب می دانند که تحت هر شرایطی مسئولیت نامه ها با منشی شرکت است و مفقود شدن نامه یا هر سند مکتوب دیگر در بایگانی دفتر مدیر عامل خطایی است نابخشودنی

۵ـ خبرچینی

هیچ مدیر حرفه ای حاضر نیست حتی برای یک بار خبرچینی را از یک منشی تحمل کند. خبر چینی یک خطا نیست، بلکه یک انتخاب است. نیرویی که قرار است امین باشد و به واسطه شغل خود در جریان بسیاری از امور کسب و کار قرار گیرد، تبدیل به فردی می شود که نمی توان در حضورش سخنی به زبان آورد و موضوعی مطرح کرد. اگر شما به عنوان یک مدیر بتوانید این خصیصه ناپسند را تحمل کنید، باید به شما آفرین گفت.